Créer une équipe à distance
Christine Coursières, pour le N° 96 des Cahiers de l’animation

L’ordinateur et internet ont changé l’approche
de la préparation du séjour, du recrutement à l’élaboration
du projet pédagogique. Le choix d’un logiciel de travail collaboratif peut être
une option pour commencer à partager avant de se rencontrer.


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Je peux dire que j’étais plutôt une adepte des préparations
de colo avec un week-end au mois de juin
pour faire connaissance, amorcer le projet, jouer, se former
et surtout découvrir les lieux où nous allions opérer
pendant le séjour. Et puis j’ai déménagé. Passant de
Francilienne à Périgourdine, il a bien fallu que je me
rende à l’évidence, la préparation du séjour s’annonçait
quelque peu différente. Le recrutement serait pour moi
moins facile et la possibilité de rencontre plus réduite.
Skype est devenu mon outil pour m’entretenir avec les
animateurs et animatrices candidat.e.s malgré ma réticence
à son utilisation pour une embauche. Une fois
le personnel recruté, il fallait passer à la préparation,
pouvoir échanger en amont avec l’équipe, porter
un projet collectivement, impulser débats et discussions...
avec les mêmes difficultés de communication
liées à l’éloignement que pour le recrutement.

CHOIX D’UN LOGICIEL COLLABORATIF

J’ai cherché un peu partout sur la toile un outil qui voudrait
bien accueillir des discussions, un forum sur lequel
on pourrait aussi partager de la documentation diverse
et variée. Je suis rapidement allée faire un tour sur
framasoft.org, réseau promouvant les logiciels libres.
Plusieurs y ont été développés pour accompagner des
projets collectifs. J’ai choisi framateam, logiciel de communication
collaborative, sous format de tchat.
Il permet de constituer une team que l’administrateur.
trice crée via des invitations envoyées par mail. Chaque
membre ouvre un compte pour interagir sur le support.
Des « canaux » permettent de créer autant de sujets de
discussion que l’on souhaite. Celui qui est ouvert automatiquement
et nous accueille s’appelle « centre-ville »
et répertorie des informations principales ou oriente utilisateurs
et utilisatrices. Le projet se voulant le plus collaboratif
possible, il fallait partir des envies de chacun.e
sans oublier l’origine du projet. J’étais l’investigatrice du
projet, puisque directrice, avec des envies et des nonnégociables.
Le recrutement de l’équipe s’était construit
autour de ces non-négociables. Nous avons fait le choix,
en équipe de direction, de partir de ceux-ci, de les expliciter
davantage et de poser des questions sur les différents
sujets que nous pensions devoir débattre
en équipe : l’activité, l’hygiène, la sécurité, le cadre,
les aménagements, les repas, lever et coucher, relation
adulte, relation famille et temps calme. Pour chacune
de ces thématiques, nous avons fait une introduction
avec notre positionnement, nos valeurs, suivies de questions
que nous pouvions nous poser pour tendre vers
un consensus, vers un fonctionnement.
J’ai créé également une dropbox (sur dropbox.com)
que j’ai partagée avec l’ensemble de l’équipe pour
compiler les documents dont nous aurions besoin :
les photos du centre de vacances, un film le présentant,
les plans de la structure, de la documentation
sur l’environnement.


UNE BONNE PARTICIPATION
ET QUELQUES QUESTIONS

L’ensemble de l’équipe a bien participé. Nous avons
eu au moins un échange par jour durant un mois.
Nous avons renforcé la participation en partageant
l’administration du site et en envoyant un mail par
semaine mentionnant les principaux travaux en
cours sur notre site partagé. Le logiciel framateam
mérite une prise en main et idéalement une petite
formation. Il implique quelques bases d’utilisation
d’outils informatiques et surtout avoir envie !
Malgré le tutoriel que j’ai fait pour accompagner
l’équipe dans les premiers pas avec l’outil, il a été
difficile pour certain.e.s de s’impliquer dans les discussions
 : comprendre les codes d’un forum, interpeller
une personne, mettre à jour son profil... L’ensemble
de l’équipe n’avait pas le même niveau en
informatique et les débats ont été tenus par les
membres qui étaient les plus aguerris. Tout le
monde a participé aux discussions et l’outil a
enthousiasmé l’équipe, peut-être même trop... On
veut donner la meilleure image de nous-mêmes
devant ces personnes qui ne nous connaissent pas.
Lorsque le temps de préparation, en amont du
séjour, est arrivé, nous nous sommes appuyé.e.s sur
les nombreux écrits qui avaient été produits pour
construire le projet pédagogique. Nous sommes
arrivé.e.s avec de la documentation en lien avec nos
discussions, nous y avions réfléchi. Lorsque nous
nous sommes rencontré.e.s pour la première fois,
non plus virtuellement mais physiquement, nous
n’étions pas des inconnu.e.s. Nous avions déjà partagé
des moments d’accords ou de désaccords.

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Christine Coursières


09/11/2016




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